是指使用文字處理軟件生成的，由字、詞、數字或符號表達的文件。
歸檔文件，指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。
即承辦人在公文辦理完畢之后簡要簽注承辦經過和結果以備查考的活動。
